El Banco Centroamericano de Integración Económica cuenta con una Política y un Manual de Adquisición y Suministro de Bienes y Servicios, instrumentos que contienen las normas generales, normas específicas y procedimientos aplicables que deben observarse durante el proceso de adquisición de bienes y servicios requeridos por el BCIE para su funcionamiento, que le permitan a la Institución obtener precios razonables, de buena calidad y en forma oportuna, mediante un proceso transparente, ágil y flexible.

El proceso de adquisiciones y suministros, es aplicable a las contrataciones de bienes y servicios solicitadas por las diferentes dependencias del BCIE para su debido funcionamiento

1. El Departamento de Servicios Administrativos y Adquisiciones Institucionales en la Sede y las Gerencias de País son las únicas dependencias autorizadas para la adquisición de bienes y servicios que requiera el Banco para su funcionamiento, de conformidad con esta normativa; pudiendo, a tal efecto, establecer negociaciones con los proveedores o contratistas.
    
2. No se podrá fraccionar una contratación con la finalidad de eludir la aplicación de los montos fijados en las distintas instancias del proceso de adquisición de bienes y servicios.
    
3. El BCIE podrá realizar compras, utilizando los precios unitarios cotizados por cualquiera de los   métodos establecidos, siempre y cuando el proveedor no incremente el precio ofrecido originalmente, hasta por un período de un (1) año.
    
4. Las ofertas que se reciban para un determinado proceso de adquisición de bienes o servicios deberán tener un plazo de vigencia, al menos, igual al que indiquen las bases de licitación o, en su caso, los términos de referencia preparados por el BCIE.
    
5. El BCIE no adquirirá bienes o servicios de personas o empresas cuando tenga conocimiento de elementos que lo hagan dudar sobre la legalidad de las operaciones o de sus recursos o cuando las personas o empresas estén incluidas en o vinculadas con las listas internacionales de criminales y terroristas. El BCIE se abstendrá de realizar operaciones cuando el proveedor no suministre la información que le requiera, a efecto de dar cumplimiento a su normativa interna en materia de prevención del lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza.
    
6. El BCIE solamente podrá comprometerse con los proveedores o contratistas de bienes y servicios por medio de órdenes de compra o contratos.

El Departamento de Servicios Administrativos y Adquisiciones Institucionales  mantiene una base de datos de proveedores o contratistas debidamente clasificados.  Esta base de datos debe mantenerse permanentemente actualizada y será mejorada de conformidad con las exigencias del mercado, los avances tecnológicos y las necesidades de nuevos productos y servicios que requiera la Institución.

El proveedor contratado por el BCIE deberá cumplir con las regulaciones sobre la prevención de lavado de activos y otros ilícitos de similar naturaleza, contenida en la normativa vigente del Banco sobre este particular.

En caso de incumplimientos debidamente documentados, en los que se demuestre que un proveedor no cumplió con sus obligaciones en tiempo o en forma y eso produjo algún tipo de daño al BCIE, ya sea patrimonial o reputacional, dicho proveedor podrá ser declarado como inelegible de acuerdo con el Manual para la Implementación del Sistema de Contrapartes Prohibidas.  Sin perjuicio de lo anterior, el Banco podrá ejercer  otras acciones en contra del proveedor para proteger sus intereses.

Las garantías y fianzas de mantenimiento de oferta, cumplimiento o ejecución, de calidad o cualquier otro tipo de garantías se solicitarán en aquellas adquisiciones que así aplique y deberán estar especificadas en las bases de la licitación.

Garantía de Mantenimiento de la Oferta y de Firma del Contrato

El BCIE podrá solicitar a los interesados en participar en cualquier proceso de licitación, garantizar el mantenimiento del precio y las demás condiciones de la oferta mediante el otorgamiento de una garantía, cuyo monto será definido por el Departamento de SAAI o la Gerencia de País, en conjunto con la dependencia interesada. Una vez que el BCIE comunique la adjudicación del contrato, dicha garantía será devuelta a los participantes, con excepción del oferente seleccionado, quien previamente deberá suscribir el Contrato y rendir la garantía de cumplimiento. La validez de la garantía debe exceder el período de validez de la oferta por un plazo suficientemente amplio como para permitir que el BCIE haga efectiva la fianza o garantía de mantenimiento de la oferta si el oferente retira su oferta injustificadamente.

Fianza o Garantía de Cumplimiento o Ejecución

El BCIE requerirá al oferente seleccionado, la emisión de una garantía de cumplimiento de contrato, de conformidad con el plazo que se establezca en las bases de licitación. De igual manera en las especificaciones para obras de construcción o en los procesos de contratación de servicios, se deberá requerir fianzas de ejecución u otras garantías que aseguren que los trabajos serán llevados hasta su conclusión. Su monto variará según el tipo y magnitud de los trabajos, pero deberá indicarse en los documentos de licitación y ser suficiente para dar al BCIE adecuada protección. La vigencia de la fianza o garantía deberá exceder del plazo del contrato respectivo, para cubrir un período de garantía razonable. Si fuere necesario, podrán exigirse fianzas o garantías para contratos de suministro de equipo.

Si por razones debidamente justificadas se modifica el plazo de ejecución del contrato, mayor a dos meses, el contratista deberá ampliar la vigencia de la garantía de cumplimiento o ejecución, de manera que la misma tenga una vigencia hasta tres meses después del nuevo plazo establecido en el adenda suscrito entre las partes.

Garantía de Calidad

El BCIE deberá exigir, en los documentos de licitación para la ejecución de obras de construcción o la entrega de los suministros, que los oferentes, una vez efectuada la recepción final de las obras o la entrega de los suministros, sustituyan la garantía de cumplimiento del contrato por una Garantía de Calidad de Obras o de Suministros, la cual deberá estar vigente, como mínimo, por doce (12) meses contados después de la fecha de recepción de las obras o entregados los suministros. La cuantía de esta garantía será equivalente al 10% del valor de la obra, debiendo asegurar que cualquier defecto de ejecución pueda ser solventado dentro del período antes indicado.

Garantía de Anticipo

Cuando se otorguen anticipos sobre órdenes de compra o contratos, el BCIE podrá requerir al proveedor una garantía emitida por una institución financiera o de seguros debidamente reconocida, con un tiempo de vigencia aceptable para el BCIE. 

Prohibiciones

Para garantizar la transparencia en los procesos de adquisiciones, no podrán participar, directa o indirectamente, en el suministro de bienes o servicios para el BCIE, las siguientes personas:

1. Los funcionarios o empleados del BCIE y su cónyuge o compañero de hogar.
    
2. Los familiares por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado, inclusive, de funcionarios o empleados del BCIE, como proveedores para compras mayores a diez mil dólares (US$10,000.00), moneda de Estados Unidos de América o su equivalente en cualquier otra moneda.
    
3. Las personas jurídicas en las cuales alguna de las personas indicadas en el literal a) anterior, consideradas individualmente o en conjunto, sean titulares de más de un veinticinco por ciento (25%) del capital social o ejerzan algún puesto de dirección o representación.
    
4. Las personas jurídicas en las cuales alguna de las personas indicadas en el literal b) anterior, consideradas individualmente o todas ellas en conjunto, sean titulares de más de un veinticinco por ciento (25%) del capital social o ejerzan algún puesto de dirección o representación, como proveedores para compras mayores a diez mil dólares (US$10,000.00), moneda de Estados Unidos de América, o su equivalente en cualquier otra moneda.